A szokások: akár tudomást veszünk róluk, akár nem, átszövik mindennapjainkat és életünk szerves részét képzik. Éppen ezért hajlamosak vagyunk alábecsülni a jelentőségüket, vagy épp ellenkezőleg – görcsösen ragaszkodunk hozzájuk.

A szokás egy kétélű fegyver

HR szakemberként és munkavállalóként is biztos tapasztaltad már, milyen fontosak az automatizmusok a munkád során. Saját szokásaink mellett a jól bevált protokollok alkalmazásával leegyszerűsíthetjük és optimalizálhatjuk a szervezeti- és munkafolyamatokat. Emellett a szokások segíthetnek a vitás, nem egyértelmű helyzeteket elkerülni, vagy adott esetben megoldani. Egy jól bevált rendszer nagy mértékben megkönnyítheti a mindennapi munkát.

Szokásaink kialakításában az idő sem utolsó szempont. Képzeljük csak el, ha minden egyes döntés előtt számba kellene vennünk az összes lehetőséget, majd mindezeket mérlegelve kellene cselekednünk. Ez a folyamat egy-egy nagy döntés előtt fontos és célszerű, de a reggeli kiválasztásánál, vagy a heti meeting időpontjának egyeztetésekor nem feltétlenül indokolt, és nem is hatékony. Ilyenkor jól jönnek az automatikusan alkalmazható sémák, hiszen rengeteg időt megspórolhatunk velük.

Mivel a szokás egy bevált rendszert követ, hajlamosak vagyunk ezt a mintát más, kreatív döntést igénylő esetekben is alkalmazni – sokszor pusztán azért, mert kényelmesebb. Olyankor is alkalmazunk automatizmust, amikor nem indokolt, vagy teljesen vakvágányra vihet egy egyébként alaposabb körüljárást vagy kreatívabb megoldást igénylő feladatot. A felesleges automatizmusok leginkább a kreatív gondolkodást, valamint a szervezeten belüli tanulást és fejlődést veszélyeztetik.

Összefoglalva a szokások három fő jelentősége, ami miatt érdemes ezeket kialakítani és megtartani:

• fontos cselekvéseket automatizálhatunk velük
• biztonságérzetet adnak
• időt és energiát spórolunk meg velük a mindennapokban.

7 TIPP, hogyan mérlegeljük szokásaink aspektusait, hogyan tartsuk meg a pozitívakat és változtassunk a negatívokon:

1. Folyamatosan monitorozzuk magunkat és a környezetünket. Bátran vizsgáljuk felül szokásainkat, és ne féljünk változtatni rajtuk. Ne ragaszkodjunk valamihez csak azért, mert már megszoktuk és rendszeresen csináljuk.
2. Különítsük el azokat a feladatainkat, amelyek megfontolást, átgondolást igényelnek azoktól, melyeket automatizmusok mentén is el tudunk végezni. Egy egyedi esetre így kisebb eséllyel reagálunk rutinból.
3. Amikor felmerül bennünk, hogy feladatainkat rutinból végezzük, és azt gyanítjuk, hogy ez negatívan befolyásolja a teljesítményünket, tegyünk fel “MIÉRT?” kérdéseket magunknak. Még akkor is, ha elsőre látszólag furán hangzik: Miért kell valamit így csinálnom? Mi célt szolgál, hogy ezt így, vagy úgy teszem? Miért hasznos ez ?
4. A rutinjaink elbújnak. Legegyszerűbben úgy csíphetjük nyakon őket, ha beszélgetünk másokkal a saját szokásaikról, – főleg olyanokkal, akik máshol dolgoznak. Olyan egészen apró dolgokról is, hogy például hogyan tartja nyilván a munkájához fontos adatokat, vagy milyen praktikái vannak az ügyfelek bizalmának elnyerésére. Néha a számunkra egyféleképpen végezhető dolgokat mások teljesen másképp, esetleg hatékonyabban csinálják.
5. Alakíts ki olyan munkafolyamatokat és munkakörnyezetet, ahol az ismétlődő dolgok jól szabályozottak és a munkakörnyezet áttekinthető. Így csökkenteni tudod a mikrodöntések mennyiségét, a rutinszerűséget felhasználhatod arra, hogy kevésbé fáradjon el az agyad. A jól rendezett folyamatok és környezet ugyanakkor abban is segít, hogy a rutinból kilógó dolgok feltűnjenek, és ne autópilóta módban próbáljuk megoldani őket.
6. Meg akarod változtatni kollégáid szokásait? Vagy épp a sajátodat? Sokszor az iroda átrendezése is segít. A szokások gyakran kapcsolódnak össze környezeti ingerekkel. Ha a környezet megváltozik, a rutin is vele együtt mehet.
7. A szokások és az innováció nem járnak kéz a kézben. Ha csapatodtól kreatív munkát vársz, ki kell őket mozdítani az “automata” üzemmódból. Ezek lehetnek olyan apróságok, mint hogy nem a megszokott helyen vagy a nem megszokott időben brainstormingoltok. Amennyiben ez nem lehetséges, érdemes lehet a meetingek előtt pár ráhangoló, “agyátmozgató” gyakorlatot végezni, mint például a Szokatlan asszociációk, amelyek segítenek elménket átállítani egy másféle működésre.

Az a tapasztalat, hogy már egy ilyen cikk elolvasása is tudatosabbá tesz minket szokásrendszereink működésével kapcsolatban.  Bátran figyeljük tehát a mintázatokat és heurisztikákat viselkedésünkben és döntéseinkben, a fontos kérdéseknél pedig igyekezzünk elkerülni, hogy a rutinra támaszkodjunk.

A szokásokban rejlő lehetőségekről, hasznos tippekről és gyakorlati példákról szólt a 2018. május 24-i a TUD-GYAK workshopunk is. 

Ha tetszett írásunk, és szívesen olvasnál hasonló tartalmakat, iratkozz fel hírlevelünkre!