idő időgazdálkodás tippek tiime management rendszerezés

Lássuk a leghatékonyabb tippeket, hogyan is tervezheted meg és használhatod ki a leghatékonyabban a rendelkezésedre álló időt:

1. A feladatok, tevékenységek és határidők felírása = felírni minden fontosat

  • Elintézetlen ügyek az előző napról
  • Új, napi munkák
  • Betartandó határidők
  • Elintézendő telefonok és levelek
  • Időszakosan visszatérő feladatok pl. 14-15 óra között értekezlet

 feladatlista, priorizálás, időgazdálkodás

2. A tevékenységek időtartamának becslése

Minden tevékenység után jegyezd fel annak időigényét, amelyet hozzávetőlegesen elő kell irányoznod

Óvakodjunk a túltervezéstől
Időnk kevés, a 8 óra 8 óra, annyi is marad. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a tervezett összidőt gyakran túlértékeljük, és ezért több dolgot irányozunk elő, mint amennyit ténylegesen teljesíteni tudunk. Ez csak felesleges bosszúságot, a napi tervekkel szembeni idegenkedést okoz.

Úgy kalkuláljuk az időráfordítást, mint a pénzbeli kiadásokat
Inkább “durván” becsüld meg azt az időráfordítást, amelyet a tervezett tevékenységek igényelnek. Az idő több, mint pénz. Hiszen pénzbeli kiadásaidnál is – ha már nem készítesz részletes kalkulációt – inkább nagyobb összegeket tervezel, ha arról van szó, kb. mennyibe kerüljön az áru, amelyet eladásra kínálsz, vagy meg akarsz venni. Miért ne tennél így az időtőkéddel is?

Időkorlátok megállapítása
Egy másik – tapasztalaton nyugvó – szabály szerint a munkához pontosan annyi idő szükséges, amennyi rendelkezésre áll. Ha feladataidra konkrét normaidőt határozol meg, éppúgy kényszeríted magát a korlátok betartására, mintha a pénztárcádról lenne szó.

A zavarok kiküszöbölése
Lényegesen nagyobb összpontosítással dolgozik és következetesebben szünteti meg a zavarokat, ha a meghatározott feladatokra meghatározott időt állapítasz meg magadnak.

3. Tartalékidő tervezése

„Ember tervez, Isten végez.”

Munkaidőd csak meghatározott részét, a tapasztalatok szerint kb. 60%-át tervezd meg (az időtervezés alapszabálya). Az előre nem látható események, zavarok, az időtolvajok és személyes szükségletek megkívánják, hogy ne kössük le maradéktalanul egész időnket.

Időbeosztásod ezért 3 egységből álljon:

Kb. 60% tervezett tevékenységekre (napi terv)
Kb. 20% váratlan tevékenységekre (zavarok, időtolvajok)
Kb. 20% spontán és társadalmi tevékenységekre (alkotóidő)

4. Döntés a fontossági sorrendről, a munka csökkentéséről és a feladatok átruházásának lehetőségéről

Tekintettel arra, hogy az időtervezés alapszabálya szerint hajlamosak vagyunk a szabadon felhasználható munkaidőnk 60%-ánál többet tervezéssel lekötni, a feladatok jegyzékét szigorúan reális keretek közé kell szorítani.

  • A fontossági sorrend megállapításával
  • A munka csökkentésével
  • És a feladatok másokra történő átruházásával (delegálás)
  • A maradékot el kell halasztani, törölni, vagy túlórában kell ledolgozni.

5. A tervezett feladatok ellenőrzése

Ha valamely feladatot már többször is átvittél másnapra, terhessé válik, ekkor 2 lehetőséged van:

  • Végre nekilátsz ennek a feladatnak és “le is tudod”.
  • Törlöd, mivel a dolog időközben magától megoldódott.

6. Hasznosítsuk a törmelékidőt térkitöltő feladatokkal!

Mi tartozik a törmelékidő kategóriába?

Utazás: Ha tömegközlekedési járművön utazunk, ezt az időt többféleképpen is kihasználhatjuk. Lehetőségünk van nyelvtanulásra, újságolvasásra, napi tervünk átnézésére, vagy egy rég áhított könyv elolvasására.

Ha napi egy órát töltünk utazással, és csak ez idő alatt olvasunk, akkor is el tudunk olvasni egy 200 oldalas könyvet 7 nap alatt. Ugye nem megvetendő eredmény. A lehetőség ott van az orrunk előtt.

Kávészünet: A kávészüneteket az emberek indokolatlanul hosszúra nyújtják. Ráadásul a nap elején, tehát éppen a legtermékenyebb időpontban szokták „elkövetni”. Használjuk a kávészünetet lazításra, vagy ha nem vagyunk fáradtak, akkor információ szerzésre, levélírásra, olyan feladatra, amelyen rendszeresen dolgozunk és néhány perces munka is előbbre visz (pl. nyelvtanulás – néhány új szó megtanulása). A rövid kávészünetek kihasználhatók a “sok kicsi, sokra megy” elv alapján. Ne használjuk a kávészünetet locsogásra, munkánkhoz nem kapcsolódó, véget nem érő beszélgetések folytatására.

kávészünet

Ebédszünet: Az ebédidő alatt többnyire csendesek a telefonok, és a legtöbben házon (irodán) kívül vannak. Ez kiváló lehetőséget nyújt arra, hogy megcsináljunk olyan dolgokat, amelyekhez nyugalomra van szükségünk. Másik oldalról közelítve, ha valóban nagyon nehéz napunk van, akkor az ebédszünet lehetőséget biztosít egy lélegzetvételnyi szusszanásra, hogy egy kicsit lazítsunk. Ha az ebédidőt ilyenkor is munkára használjuk az egész napi eredményességünket (és egészségünket is) veszélyezteti. Ebben az esetben jobb, ha sétálunk egyet, vagy zenét hallgatunk.

Várakozási idők: Ezen idők kitöltésére az utazásnál mondottakat alkalmazhatjuk.

Az időgazdálkodás szempontjából törmelékidőnek számít az alvás is. Hogyan használhatjuk ki ezt a törmelékidőt? A leghosszabb megszakítás nélküli időblokk az alvás ideje. Az emberek többsége átalussza az életét. Az USA-ban végzett vizsgálatok kimutatták, hogy az emberek sokkal több időt töltenek alvással, mint amennyire a szervezetüknek szüksége lenne. Ha valaki ennek figyelembe vételével csökkenti az alvásra fordított időt, legtöbbször azt tapasztalja, hogy ez nem befolyásolja hátrányosan a munkabírását, és egészségét.

Hogy mennyi az alvásigényünk, csak kísérletezéssel dönthetjük el. Ehhez ki kell alakítanunk stabil lefekvési és felkelési szokásokat. Határozzunk meg egy időpontot a lefekvésre és a felkelésre (tartsuk is be). Ezután csökkenthetjük az alvásidőt – mondjuk fél órával. Vagy később fekszünk, vagy korábban kelünk, attól függően, hogy reggel vagy este van a csúcsidőnk. Néhány nap szükséges ahhoz, hogy megszokjuk az új rendet. Ha az eredményességünk napközben nem csökken, akkor éves szinten jelentős többletidőhöz jutunk (7,5 nap).

7. Aknázzuk ki a ”csúcsidőnket”, mint ”nyugodt időszakot”!

A csúcsidőnek két fajtáját különböztetjük meg, a belső és a külső csúcsidőt. Szervezetünknek köszönhetően minden emberre jellemző, hogy van egy belső csúcsideje. Ez a napnak az a szakasza, amikor a legeredményesebben tudunk dolgozni. Ez egyénenként eltérő időpont. Lehet reggel, napközben, vagy este. A belső csúcsidő az az időszak, amikor a koncentráló képességünk a maximumon van.

A külső csúcsidő a legalkalmasabb arra, hogy másokkal foglalkozzunk. Ez a napnak az az időszaka, amikor az emberek általában a legelérhetőbbek a döntések, az információszerzés, és a megbeszélés számára.

8. Csináld! Váltsuk valóra, amit elterveztünk

Nem feltétlenül szükséges, hogy egy munkában gazdag nap stresszt okozzon. Éppen ellenkezőleg: a jól megoldott, nehéz feladat elégedettséget, sőt a kipihentség érzését hozza magával.

A stresszt ugyanis nem azok a dolgok okozzák, melyeket elintéztünk, hanem azok, amelyekkel nem birkóztunk meg: amit nem intéztünk el, az intéz el minket! A stressz a rossz lelkiismeret.

9. A halogatás leküzdése

Az alábbiakban néhány módszert találunk a halogatás leküzdésére.

  • Válasszuk ki a halogatott céljaink közül a legfontosabbat (a legnagyobb sikerélményt adót)!
  • Vegyük előre a kellemetlen dolgokat! Minden nap foglalkozzunk vele 15 percet! Ütemezzük a nap elejére azokat a feladatokat, amelyeket hajlamosak vagyunk halogatni. Így hamar túl lehetünk rajtuk. Ha estére hagyjuk őket, akkor hajlamosak vagyunk azt mondani, hogy ma nem sikerült, de majd holnap… Ha reggelre ütemezzük, akkor erősebb a nyomás, hiszen egy egész napi tevékenység – sort kell miatta halogatni. Feltéve, ha betartjuk a következő pontot is.
  • Addig ne kezdjünk másba, amíg az aznapi feladat nincs kész!
  • Tűzzünk ki vele kapcsolatban heti célokat!
  • Minimalizáljuk ezen idő alatt a zavarásokat!

Mi segíthet a feladat elkezdéséhez?

Tervezzünk nagyobb részletességgel!
Gyűjtsünk további információt!
Próbálkozzunk ráhangoló feladattal!
Lelkesítsük magunkat!
Tegyünk valakinek ígéretet!
Jutalmazzuk meg magunkat!
Tartsunk szünetet!
Győzzük le a félelmünket!

Mennyibe kerül ténylegesen a halogatás?

Ha felmerül bennünk a gyanú, hogy egy nagyon fontos feladatot halogatunk, akkor álljunk meg és gondolkozzunk el azon, milyen következményei lehetnek annak, ha nem hajtjuk végre időben a feladatot. Előbb vagy utóbb úgy is el kell végezni a feladatot. A kérdés tehát nem az, hogy meg kell-e csinálnunk, hanem az, hogy mikor? Valóban érdemes megfizetni a halogatás árát, ha úgyis el kell végezni a feladatot?

Az ár természetesen minden helyzetben más és más, de az alábbiakat általános érvényűnek mondhatjuk.

Ha egy feladattól nem szabadulhatunk, az elvégzéséhez szükséges idő, az idő múlásával jelentősen növekedhet (dagad a probléma).
Amíg el nem végezzük a feladatot, állandóan ott fog motoszkálni a tudatalattinkban, és esetleg bűntudatot is ébreszthetnek, illetve agyi kapacitást köt le (mint a túl sok megnyitott ablak a számítógépnél).
Ha a feladat maga nem is változik, a kihatása eltérő lehet, attól függően, hogy korábban vagy később végezzük el.

A leggyakoribb menekülési módok:

Önmagunk kényeztetése.
Társasági életet élünk
Olvasunk.
Mindent magunk csinálunk.
Túlbuzgók vagyunk.
Ha csak tehetjük, elszabadulunk.
Ábrándozunk
Egyértelmű, hogy időnkkel saját magunknak kell gazdálkodnunk, ezért elkerülhetetlen, hogy néha vissza ne kelljen utasítani másokat. Ha magatartásunkból félreérthetetlenül kitűnik, hogy tiszteljük a másikat és az ő idejét, akkor ő is tisztelni fog minket és az időnket. Ez az, amire szükségünk van, nem? Időre, hogy megtehessük, amit elhatároztunk.

Hogyan mondjunk nemet?

  • Határozottan, gyorsan
  • Érvekkel indokolva
  • A másikat bevonva
  • Őszintén
  • Udvariasan
  • A megoldáshoz hozzásegítve (mi szólunk másnak, ő forduljon máshoz, én tudok segíteni, de csak később)

10. Rend az íróasztalon és a papírok között

Mivel napi munkánkat általában az irodában végezzük, rengeteg időt takaríthatunk meg azzal, ha íróasztalunkat hatékony munkaállomássá alakítjuk. Fenn áll a veszélye annak, hogy az íróasztalt csupán a ritkábban használt iratok elsüllyesztésére kárhoztatjuk. Nem használjuk ki arra, hogy elősegítse céljaink, feladataink megvalósítását, elvégzését.

időgazdálkodás, rend, rendszerezés, hatékony munka, összpontosítás

Lomtalanítsuk íróasztalunkat, és rendszerezzük papírjainkat!

  • Különítsünk el meghatározott időt a probléma megoldására, és azonnal lássunk neki! A káosz felszámolásának nehezét a szemét eltakarítása jelenti, ez után már csak karbantartásra van szükség.
  • Alkalmazzuk a torta technikát, amennyiben a káoszt nem tudjuk egyetlen alkalommal megszüntetni. Osszuk kivitelezhető szeletekre a tisztogatást (pl. most csak az asztal lapját és egy fiókot teszünk rendbe, a többit majd máskor).
  • Likvidáljuk a nélkülözhető holmikat! Mindent, ami nem elengedhetetlen a munkához tegyünk el. Sok íróasztalt borítanak „mégegyszerjólehetvalamire” dolgok, amiknek valószínűleg már sosem vesszük hasznát, el velük!
  • Vegyünk néhány polcot és helyezzük oda azokat a dolgokat, amelyekre sűrűbben van szükségünk.
  • Gyűjtsünk minden egyedül álló papírt egy dobozba, tegyünk magunk mellé egy szemétkosarat, nézzük át az egész halmot, bíráljunk el minden tételt. Használtuk az utóbbi időben? Várhatóan mikor fogjuk használni? Mi történhet, ha kidobjuk? Ha válaszaink pozitívak tartsuk meg, ha negatívak dobjuk ki (ha bizonytalankodunk, akkor irány a kuka). Dobjunk ki mindent, amit csak lehet. Ha bizonytalankodunk, tegyük őket egy távoli helyre, határozzuk meg, mikor végzünk velük. Az intézendőket intézzük, a többitől szabaduljunk meg, tároljuk őket csoportosítva és egyértelműen megjelölve.
  • Gyönyörködjük el azon, hogy milyen szép is az asztal lapja, ami most ismét felszínre került. Ezen túl csak azt tartsuk az asztalon, ami az éppen aktuális feladat elvégzéséhez szükséges.

Alkalmazzuk a Lakein – féle szabályt. Minden papírt az alábbi négy művelet valamelyikével kezeljünk:

Intézzük el.
Delegáljuk.
Fűzzük le.
Dobjuk ki.

Ha tetszett a cikk és érdekesnek találtad, oszd meg ismerőseiddel is! Ha felmerült bármilyen kérdésed a témával kapcsolatban, írj nekünk egy üzenetet az info@cova.hu email címre, mi pedig néhány napon belül válaszolunk!

COVA Blog banner KÉK